Thiện nguyện không chỉ cần một tấm lòng – mà còn cần một nền tảng pháp lý minh bạch

Một dự án thiện nguyện có thể bắt đầu từ một ý tưởng rất đơn giản: hỗ trợ một gia đình khó khăn, trao học bổng cho học sinh, tặng nhu yếu phẩm, xây dựng công trình cộng đồng hoặc huy động nguồn lực giúp người dân vượt qua thiên tai, dịch bệnh và sự cố.

Tuy nhiên, khi một hoạt động cộng đồng bắt đầu vận động tiền, tiếp nhận hiện vật, huy động tài trợ, phân phối nguồn lực và công khai kết quả, câu chuyện pháp lý trở nên đặc biệt quan trọng.

Tại Việt Nam, Chính phủ đã ban hành Nghị định 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021, có hiệu lực từ ngày 11/12/2021, quy định về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện trong một số trường hợp như hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố và hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo.
Điều đó cho thấy một nguyên tắc quan trọng: hoạt động thiện nguyện càng lớn, càng nhiều bên tham gia và càng có nhiều nguồn lực thì càng cần được chuẩn hóa về pháp lý, tài chính và quản trị.

Với định hướng Human First – Minh bạch – Có chứng từ – Có báo cáo – Có đối soát, MuoiBa SaoSang Ecosystem phát triển hoạt động bảo trợ pháp lý cho các dự án thiện nguyện và cộng đồng, nhằm hỗ trợ dự án nhận diện các vấn đề pháp lý, xây dựng hồ sơ, chuẩn hóa quy trình vận động – tiếp nhận – phân phối và tăng tính minh bạch với nhà tài trợ, đối tác, người thụ hưởng và cộng đồng.

1. Dự án thiện nguyện cần chuẩn bị những hồ sơ pháp lý nào?

Không có một “bộ hồ sơ duy nhất” áp dụng cho tất cả dự án thiện nguyện. Hồ sơ cần chuẩn bị phụ thuộc vào chủ thể tổ chức, mục tiêu dự án, nguồn tiền, hình thức tài trợ, địa bàn triển khai và đối tượng thụ hưởng.

Một dự án nhỏ trao tặng sách có thể có yêu cầu khác với một chương trình huy động hàng trăm triệu đồng để xây dựng công trình cộng đồng.

Tuy nhiên, về quản trị thực tế, dự án nên xây dựng tối thiểu các nhóm hồ sơ sau:

1.1. Hồ sơ xác định chủ thể tổ chức

Dự án cần làm rõ:

• Ai là đơn vị/chủ thể đứng ra tổ chức?
• Cá nhân hay tổ chức?
• Có tư cách pháp nhân hay không?
• Người đại diện và người chịu trách nhiệm là ai?
• Địa chỉ liên hệ chính thức?
• Tài khoản tiếp nhận nguồn lực thuộc chủ thể nào?
• Đơn vị nào chịu trách nhiệm về tài chính và báo cáo?

Việc xác định rõ chủ thể giúp tránh tình trạng dự án có tên thương hiệu nhưng không xác định được ai chịu trách nhiệm pháp lý.

Nếu dự án được triển khai bởi một tổ chức, cần lưu trữ các tài liệu chứng minh tư cách và phạm vi hoạt động của tổ chức đó.

1.2. Hồ sơ mô tả và phê duyệt dự án

Một Project Profile/Project Brief nên thể hiện:

• Tên dự án;
• Mục tiêu;
• Lý do triển khai;
• Đối tượng thụ hưởng;
• Địa bàn;
• Thời gian;
• Ngân sách dự kiến;
• Nguồn tài trợ;
• Phương thức tiếp nhận;
• Phương án sử dụng nguồn lực;
• Người/đơn vị chịu trách nhiệm;
• Cơ chế giám sát;
• Kế hoạch báo cáo và công khai.

Đây là nền tảng để các bên hiểu rằng nguồn tiền được huy động cho mục đích cụ thể nào và được sử dụng ra sao.

1.3. Hồ sơ vận động và tiếp nhận đóng góp

Trong trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 93/2021/NĐ-CP, tổ chức/cá nhân vận động cần đặc biệt lưu ý nội dung thông báo về mục đích, phạm vi, phương thức, hình thức vận động, tài khoản tiếp nhận tiền, địa điểm tiếp nhận hiện vật và thời gian cam kết phân phối. Đối với cá nhân, Nghị định quy định việc thông báo bằng văn bản tới UBND cấp xã nơi cư trú theo mẫu.

Một bộ hồ sơ thực hành có thể gồm:

Thông báo vận động → Kế hoạch vận động → Thông tin tài khoản tiếp nhận → Biên nhận → Sổ theo dõi → Chứng từ thu/chi → Biên bản bàn giao → Báo cáo kết quả.

2. Quy định pháp lý về vận động và tiếp nhận nguồn đóng góp tự nguyện tại Việt Nam

Một trong những văn bản quan trọng cần biết là Nghị định 93/2021/NĐ-CP.

Nghị định được ban hành ngày 27/10/2021 và có hiệu lực từ 11/12/2021.

Đáng chú ý, quy định về cá nhân vận động yêu cầu cá nhân khi thực hiện hoạt động thuộc phạm vi nghị định phải thông báo các thông tin quan trọng về cuộc vận động; đồng thời mở tài khoản riêng tại ngân hàng thương mại theo từng cuộc vận động để tiếp nhận và quản lý tiền đóng góp tự nguyện.

Đối với hiện vật, cá nhân phải bố trí địa điểm phù hợp để tiếp nhận, quản lý và bảo quản; khi người đóng góp yêu cầu thì phải có biên nhận đối với tiền mặt hoặc hiện vật tiếp nhận.

Một con số đặc biệt quan trọng: 90 ngày

Theo Nghị định 93/2021/NĐ-CP, đối với hoạt động vận động, tiếp nhận nhằm hỗ trợ khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, sự cố, thời gian tiếp nhận thông thường không quá 90 ngày kể từ ngày bắt đầu phát động, trừ trường hợp thực hiện theo cam kết hoặc trường hợp được kéo dài theo quy định.

Thời gian phân phối được thực hiện trong quá trình vận động, tiếp nhận và kết thúc chậm nhất không quá 20 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tiếp nhận, trừ trường hợp thực hiện theo cam kết.

Vì vậy, dự án không nên chỉ đăng một bài kêu gọi chung chung mà cần xây dựng timeline pháp lý và vận hành ngay từ đầu.

3. Minh bạch tài chính trong hoạt động thiện nguyện: Góc nhìn pháp lý

Minh bạch không chỉ là đăng một bảng tổng kết lên Facebook.

Một hệ thống minh bạch cần trả lời được ít nhất 5 câu hỏi:

Tiền đến từ đâu?
Đã nhận bao nhiêu?
Đã sử dụng bao nhiêu?
Đã trao cho ai?
Còn lại bao nhiêu?

Nghị định 93/2021/NĐ-CP quy định các tổ chức vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện phải công khai đầy đủ, kịp thời và chính xác các hoạt động liên quan. Nội dung công khai bao gồm văn bản kêu gọi, kết quả vận động, số tiền/hiện vật tiếp nhận và phân phối, đối tượng, chính sách và mức hỗ trợ.

Đặc biệt, thời điểm công khai cũng được quy định cụ thể:

• Văn bản kêu gọi: công khai ngay sau khi ban hành.
• Thông tin về thời gian, địa điểm, cách thức tiếp nhận: công khai trước 1–3 ngày khi bắt đầu.
• Tổng số tiền, hiện vật vận động và tiếp nhận: công khai chậm nhất 15 ngày sau khi kết thúc thời gian tiếp nhận.
• Tổng số tiền, hiện vật đã phân phối, sử dụng: công khai chậm nhất 30 ngày sau khi kết thúc thời gian phân phối, sử dụng.
• Đối tượng, chính sách và mức hỗ trợ: công khai ngay từ khi bắt đầu thực hiện hỗ trợ.

Thời gian niêm yết/công khai theo quy định cũng có thể lên tới 30 ngày tại trụ sở, điểm sinh hoạt cộng đồng hoặc trên trang thông tin điện tử tùy chủ thể và trường hợp áp dụng.

Bên cạnh đó, Luật Kế toán 2015 đặt ra yêu cầu về việc phản ánh đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế, tài chính; chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

Vì vậy, một dự án thiện nguyện chuyên nghiệp nên xây dựng nguyên tắc:

1 khoản thu → 1 chứng từ → 1 dòng theo dõi → 1 đối soát → 1 báo cáo.

Đây cũng là lý do MuoiBa SaoSang Ecosystem định hướng quản trị nguồn lực theo nguyên tắc:

MINH BẠCH – CÓ CHỨNG TỪ – CÓ BÁO CÁO – CÓ ĐỐI SOÁT.

4. Tiếp nhận tiền, hiện vật và tài trợ cho dự án cộng đồng: Những vấn đề pháp lý cần lưu ý

4.1. Đối với tiền mặt và chuyển khoản

Dự án cần xác định rõ:

• Tài khoản nào nhận tiền?
• Chủ tài khoản là ai?
• Mục đích tài khoản?
• Thời gian tiếp nhận?
• Có tách riêng từng chương trình hay không?
• Ai có quyền phê duyệt khoản chi?
• Chứng từ nào chứng minh khoản chi?

Đối với cá nhân vận động thuộc phạm vi Nghị định 93/2021/NĐ-CP, yêu cầu về tài khoản riêng theo từng cuộc vận động là vấn đề cần đặc biệt lưu ý.

4.2. Đối với hiện vật

Hiện vật không có nghĩa là “không cần chứng từ”.

Ví dụ một chương trình tiếp nhận:

• 500 thùng mì;
• 300 bộ sách;
• 200 áo khoác;
• 100 suất nhu yếu phẩm.

Dự án nên có:

Biên bản tiếp nhận → Số lượng → Chủng loại → Giá trị tham chiếu nếu cần → Người giao → Người nhận → Kho lưu trữ → Biên bản bàn giao cho người thụ hưởng.

Điều này đặc biệt quan trọng với các chương trình có lượng hiện vật lớn hoặc có tài sản, thiết bị, công trình cụ thể.

4.3. Đối với tài trợ của doanh nghiệp

Tài trợ doanh nghiệp cần được phân biệt với khoản đóng góp tự nguyện của cộng đồng.

Hai bên nên có Thỏa thuận tài trợ/Partnership Agreement ghi rõ:

• Giá trị tài trợ;
• Hình thức tài trợ;
• Mục đích;
• Thời gian;
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên;
• Phương thức giải ngân;
• Quy định sử dụng thương hiệu;
• Trách nhiệm truyền thông;
• Cơ chế báo cáo;
• Xử lý khoản tiền/hiện vật còn dư;
• Phương án xử lý khi dự án thay đổi hoặc kết thúc.

Nếu tài trợ là tài sản, công trình hoặc trang thiết bị cụ thể, cần xem xét thêm quy định liên quan đến việc tiếp nhận, xác định giá trị và quản lý tài sản theo pháp luật chuyên ngành. Nghị định 93/2021/NĐ-CP cũng quy định riêng đối với các khoản tài trợ là công trình hạ tầng, trang thiết bị và tài sản cụ thể.

5. MuoiBa SaoSang Ecosystem bảo trợ pháp lý cho dự án thiện nguyện như thế nào?

Bảo trợ pháp lý không đồng nghĩa với việc mọi dự án đều được “miễn” các nghĩa vụ pháp luật.

Thay vào đó, hoạt động bảo trợ pháp lý nên được hiểu là một cơ chế hỗ trợ dự án nhận diện rủi ro – chuẩn hóa hồ sơ – xây dựng quy trình – tăng khả năng tuân thủ – minh bạch với các bên liên quan.

MuoiBa SaoSang Ecosystem có thể đồng hành cùng dự án theo quy trình:

BƯỚC 1 – Legal Discovery

Tìm hiểu mô hình, chủ thể, mục tiêu, nguồn lực và phương thức triển khai.

BƯỚC 2 – Legal Checklist

Xác định những hồ sơ, thông báo, thỏa thuận, chứng từ và quy trình cần chuẩn bị.

BƯỚC 3 – Documentation

Hỗ trợ chuẩn hóa Project Profile, kế hoạch vận động, biểu mẫu tiếp nhận, biên bản bàn giao, thỏa thuận tài trợ và hệ thống báo cáo.

BƯỚC 4 – Financial Transparency

Thiết lập nguyên tắc theo dõi thu – chi, đối soát tiền và hiện vật, lưu trữ chứng từ.

BƯỚC 5 – Public Reporting

Xây dựng báo cáo kết quả và kế hoạch công khai phù hợp với tính chất chương trình.

BƯỚC 6 – Legal Referral

Đối với vấn đề chuyên môn thuộc phạm vi hành nghề luật hoặc cần ý kiến pháp lý chuyên sâu, dự án nên được kết nối với luật sư/chuyên gia pháp lý đủ điều kiện để được tư vấn và chịu trách nhiệm chuyên môn phù hợp.

Đây là cách tiếp cận phù hợp với tinh thần Human First của MuoiBa SaoSang Ecosystem: bảo vệ không chỉ người tổ chức dự án mà còn cả người đóng góp, đối tác, tình nguyện viên và người thụ hưởng.

6. Checklist pháp lý cơ bản cho một dự án thiện nguyện

Trước khi phát động, dự án có thể tự kiểm tra:

☐ Xác định rõ chủ thể tổ chức
☐ Xác định người chịu trách nhiệm
☐ Xác định mục tiêu và đối tượng thụ hưởng
☐ Xác định phạm vi và thời gian chương trình
☐ Xác định phương thức vận động
☐ Xác định tài khoản tiếp nhận
☐ Chuẩn bị cơ chế tiếp nhận hiện vật
☐ Chuẩn bị biên nhận/chứng từ
☐ Xây dựng quy trình phê duyệt chi
☐ Theo dõi riêng nguồn tiền của dự án
☐ Theo dõi riêng hiện vật
☐ Chuẩn bị thỏa thuận tài trợ nếu có doanh nghiệp/đối tác
☐ Xây dựng kế hoạch công khai
☐ Lập báo cáo kết quả
☐ Đối soát số tiền và hiện vật
☐ Lưu trữ hồ sơ
☐ Rà soát các quy định pháp luật chuyên ngành nếu dự án có hoạt động đặc thù.

7. Kết luận: Thiện nguyện minh bạch là nền tảng để giá trị được lan tỏa

Một dự án cộng đồng có thể bắt đầu bằng lòng tốt, nhưng để phát triển bền vững, dự án cần thêm quản trị, trách nhiệm giải trình và tuân thủ pháp luật.

Đặc biệt, khi dự án vận động nguồn lực từ cộng đồng, mỗi khoản đóng góp đều đại diện cho một sự tin tưởng.

Vì vậy:

Minh bạch không phải là bước cuối cùng của dự án. Minh bạch phải bắt đầu ngay từ khi dự án được thiết kế.

Với định hướng Building People. Connecting Communities. Creating Impact, MuoiBa SaoSang Ecosystem hướng tới việc đồng hành cùng các dự án cộng đồng từ giai đoạn hình thành ý tưởng, xây dựng hồ sơ, truyền thông, kết nối nguồn lực cho tới báo cáo và đánh giá tác động.

Bảo trợ pháp lý – Bảo trợ truyền thông – Kết nối nguồn lực – Minh bạch tài chính – Báo cáo tác động có thể tạo thành một hệ thống hỗ trợ toàn diện hơn cho các sáng kiến thiện nguyện tại Việt Nam.

Lưu ý: Bài viết mang tính chất chia sẻ kiến thức và định hướng quản trị, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Nghị định 93/2021/NĐ-CP có phạm vi điều chỉnh cụ thể; không phải mọi hoạt động cộng đồng hoặc mọi khoản tài trợ đều mặc nhiên áp dụng giống nhau. Dự án nên rà soát văn bản pháp luật chuyên ngành và sử dụng tư vấn của luật sư/chuyên gia pháp lý khi phát sinh vấn đề chuyên môn.