Công khai thu – chi – Hồ sơ học bổng – Quy trình tặng quà – Bảo vệ hình ảnh người nhận hỗ trợ

Thiện nguyện và từ thiện không chỉ là câu chuyện của lòng nhân ái. Khi một chương trình bắt đầu tiếp nhận tiền, hiện vật, thông tin cá nhân, hình ảnh hoặc hồ sơ của người yếu thế, hoạt động đó đồng thời đặt ra nhiều yêu cầu về minh bạch tài chính, quản trị hồ sơ, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền đối với hình ảnh.

Tại Việt Nam, Nghị định 93/2021/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 27/10/2021 và có hiệu lực từ 11/12/2021, quy định về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố và hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo. Văn bản cũng quy định đối tượng có thể tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp trong phạm vi điều chỉnh, bao gồm tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức có tư cách pháp nhân và cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự.

Tuy nhiên, cần lưu ý: không phải mọi chương trình tặng quà, trao học bổng hay hoạt động cộng đồng đều mặc nhiên thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 93/2021/NĐ-CP. Việc xác định đúng mô hình hoạt động, nguồn tiền, chủ thể tổ chức và mục đích vận động là bước quan trọng trước khi triển khai.

Trong chuỗi nội dung “MuoiBa SaoSang Ecosystem Bảo trợ pháp lý cho dự án thiện nguyện & từ thiện”, bài viết P2 tập trung vào 4 vấn đề thường phát sinh trong thực tế.

1. Công khai thu – chi trong hoạt động thiện nguyện: Vì sao cần thiết?

Một trong những vấn đề quan trọng nhất của hoạt động thiện nguyện là minh bạch nguồn tiền và dòng tiền.

Khi một dự án công bố mục tiêu “gây quỹ 100 triệu đồng để hỗ trợ 100 hoàn cảnh khó khăn”, người đóng góp không chỉ quan tâm số tiền đã nhận được bao nhiêu mà còn cần biết:

Đã tiếp nhận bao nhiêu tiền?
Tiếp nhận từ những nguồn nào?
Đã chi bao nhiêu?
Chi cho những nội dung gì?
Bao nhiêu tiền đến trực tiếp người nhận?
Có phát sinh chi phí vận chuyển, tổ chức, truyền thông hay quản lý không?
Số tiền còn dư được xử lý như thế nào?

Đây là lý do công khai thu – chi không nên được xem đơn thuần là hoạt động truyền thông mà phải được xây dựng như một quy trình quản trị.

Đối với các nguồn đóng góp tự nguyện thuộc phạm vi Nghị định 93/2021/NĐ-CP, Điều 14 quy định việc công khai kết quả vận động, tiếp nhận và phân phối. Theo quy định được công bố, tổng số tiền, hiện vật đã vận động và tiếp nhận phải được công khai chậm nhất 15 ngày kể từ khi kết thúc thời gian tiếp nhận; tổng số tiền, hiện vật đã phân phối, sử dụng phải được công khai chậm nhất 30 ngày kể từ khi kết thúc thời gian phân phối, sử dụng. Thời gian công khai tại trụ sở hoặc trên trang thông tin điện tử là 30 ngày.

Như vậy, có thể hình dung một bảng minh bạch cơ bản như:

Nội dung	Số tiền
Tổng tiền tiếp nhận	100.000.000 đồng
Hỗ trợ học bổng	60.000.000 đồng
Quà thiết yếu	25.000.000 đồng
Vận chuyển/logistics	5.000.000 đồng
Chi phí khác theo kế hoạch	3.000.000 đồng
Số dư	7.000.000 đồng

Điều quan trọng không phải là dự án “chi hết tiền” mà là mọi khoản thu – chi phải có căn cứ, chứng từ và được giải thích rõ ràng.

MuoiBa SaoSang Ecosystem hướng đến nguyên tắc:

MINH BẠCH – CÓ CHỨNG TỪ – CÓ BÁO CÁO – CÓ ĐỐI SOÁT.

Một bộ hồ sơ tài chính nên được thiết kế tối thiểu gồm:

Kế hoạch chương trình;
Dự toán ngân sách;
Danh sách nguồn tiếp nhận;
Sao kê hoặc chứng từ thu;
Hóa đơn/chứng từ chi phù hợp;
Danh sách người nhận hỗ trợ;
Biên bản bàn giao;
Báo cáo tổng kết;
Bảng đối soát thu – chi;
Hồ sơ công khai kết quả.

Minh bạch càng tốt thì càng giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp, hiểu nhầm hoặc nghi ngờ về việc sử dụng nguồn lực.

2. Tổ chức trao học bổng cho học sinh khó khăn: Những lưu ý về pháp lý và hồ sơ

Trao học bổng cho học sinh có hoàn cảnh khó khăn là một hình thức hỗ trợ xã hội phổ biến. Tuy nhiên, dự án không nên chỉ lập một danh sách tên và số tiền.

Một chương trình học bổng chuyên nghiệp cần chứng minh được tiêu chí lựa chọn – nguồn kinh phí – người phê duyệt – người nhận – quá trình bàn giao.

Hồ sơ đề xuất học bổng nên có gì?

Tùy quy mô chương trình, một bộ hồ sơ có thể bao gồm:

Phiếu đề xuất hỗ trợ;
Thông tin cơ bản của học sinh;
Xác nhận hoàn cảnh từ nhà trường hoặc địa phương khi phù hợp;
Kết quả học tập nếu đây là tiêu chí của chương trình;
Tiêu chí xét duyệt;
Biên bản xét duyệt;
Quyết định/danh sách học bổng;
Biên bản trao học bổng;
Xác nhận của người nhận hoặc người đại diện;
Chứng từ chi tiền hoặc hiện vật;
Báo cáo kết quả.

Ví dụ, nếu chương trình trao 50 suất học bổng × 2.000.000 đồng/suất, tổng ngân sách học bổng là:

50 × 2.000.000 = 100.000.000 đồng.

Khi đó, dự án nên có khả năng đối chiếu từ 100 triệu đồng ngân sách → 50 hồ sơ → 50 khoản hỗ trợ → 50 xác nhận/bằng chứng bàn giao.

Đặc biệt lưu ý khi người nhận là trẻ em

Đây là khu vực cần thận trọng vì hồ sơ học bổng có thể chứa nhiều dữ liệu cá nhân như họ tên, ngày sinh, trường học, địa chỉ, hoàn cảnh gia đình, thông tin sức khỏe hoặc hình ảnh.

Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 01/07/2023. Văn bản xác định hình ảnh của cá nhân là dữ liệu cá nhân cơ bản; đồng thời đặt ra nguyên tắc dữ liệu phải được xử lý đúng mục đích, phù hợp và giới hạn trong phạm vi cần thiết.

Đáng chú ý, Điều 20 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định việc xử lý dữ liệu cá nhân của trẻ em phải đặt quyền và lợi ích tốt nhất của trẻ em làm nguyên tắc; đối với trẻ từ đủ 7 tuổi trở lên, việc xử lý dữ liệu phải có sự đồng ý của trẻ và cha, mẹ hoặc người giám hộ theo quy định, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, dự án nên tách:

Hồ sơ nội bộ
→ lưu đầy đủ để kiểm tra, đối soát.

Thông tin công khai
→ chỉ công bố những thông tin thật sự cần thiết cho mục đích minh bạch.

Không nên biến hồ sơ khó khăn của một đứa trẻ thành “nội dung truyền thông” vượt quá nhu cầu của chương trình.

3. Tổ chức chương trình tặng quà cộng đồng: Quy trình pháp lý cơ bản

Một chương trình tặng quà có thể chỉ kéo dài vài giờ nhưng phía sau cần có một quy trình quản trị rõ ràng.

Có thể xây dựng quy trình 7 bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Ví dụ:

“Tặng 300 phần quà Tết cho hộ gia đình có hoàn cảnh khó khăn.”

Cần xác định:

Đối tượng;
Địa bàn;
Số lượng;
Giá trị mỗi phần;
Tổng ngân sách;
Nguồn tài trợ.

Bước 2: Xác định nguồn lực

Phân biệt rõ:

Tiền mặt;
Hiện vật;
Tài trợ từ doanh nghiệp;
Đóng góp tự nguyện;
Nguồn ngân sách của tổ chức;
Nguồn lực do đối tác cung cấp.

Nếu có vận động đóng góp tự nguyện, cần xác định hoạt động có thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 93/2021/NĐ-CP hay không. Nghị định này tập trung vào các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện cho các trường hợp thuộc phạm vi văn bản, thay vì điều chỉnh mọi hoạt động thiện nguyện nói chung.

Bước 3: Xác định người nhận

Nên có tiêu chí cụ thể thay vì lựa chọn hoàn toàn cảm tính.

Ví dụ:

Hộ nghèo/hộ có hoàn cảnh khó khăn;
Người cao tuổi neo đơn;
Người khuyết tật;
Trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt;
Học sinh khó khăn;
Người bị ảnh hưởng bởi thiên tai, sự cố.

Bước 4: Lập danh sách và kế hoạch phân phối

Ví dụ:

300 phần × 500.000 đồng = 150.000.000 đồng.

Danh sách nên có mã hồ sơ hoặc mã người nhận để dễ đối soát mà không cần công khai toàn bộ thông tin nhạy cảm.

Bước 5: Bàn giao

Có thể sử dụng:

Biên bản bàn giao;
Danh sách ký nhận;
Xác nhận của đơn vị phối hợp;
Hình ảnh hoạt động khi đã đáp ứng yêu cầu về quyền hình ảnh và dữ liệu cá nhân.

Bước 6: Đối soát

Sau chương trình cần kiểm tra:

Số lượng chuẩn bị = Số lượng đã trao + Số lượng còn lại.

Đồng thời:

Tổng ngân sách = Tổng giá trị quà + Chi phí hợp lệ khác theo kế hoạch.

Bước 7: Báo cáo

Một báo cáo tốt nên trả lời 5 câu hỏi:

Đã huy động bao nhiêu? – Đã trao bao nhiêu? – Trao cho ai? – Trao ở đâu? – Còn lại bao nhiêu và xử lý thế nào?

Đối với hoạt động thuộc phạm vi Nghị định 93/2021/NĐ-CP, yêu cầu về công khai kết quả còn gắn với các mốc 15 ngày và 30 ngày như nêu trên.

4. Những rủi ro pháp lý khi sử dụng hình ảnh người nhận hỗ trợ

Đây là vấn đề rất dễ bị xem nhẹ trong hoạt động thiện nguyện.

Một nhóm thiện nguyện có thể nghĩ rằng:

“Chụp hình để chứng minh chương trình đã trao quà.”

Nhưng việc chương trình có mục đích tốt không đồng nghĩa mọi hình ảnh đều có thể tự do sử dụng.

Điều 32 Bộ luật Dân sự 2015 quy định cá nhân có quyền đối với hình ảnh của mình và việc sử dụng hình ảnh của cá nhân phải được người đó đồng ý, trừ các trường hợp luật quy định khác. Bộ luật cũng quy định cơ chế bảo vệ khi quyền đối với hình ảnh bị xâm phạm.

Với trẻ em, mức độ thận trọng cần cao hơn.

Nghị định 13/2023/NĐ-CP xác định hình ảnh là dữ liệu cá nhân cơ bản. Sự đồng ý trong xử lý dữ liệu cá nhân phải được thể hiện rõ ràng, tự nguyện, cụ thể và có thể kiểm chứng; im lặng hoặc không phản hồi không được coi là đồng ý.

Những rủi ro thường gặp

1. Đăng ảnh trẻ em mà không có sự đồng ý phù hợp

Ví dụ, đăng ảnh một học sinh kèm tên, trường, địa chỉ và câu chuyện gia đình lên Facebook hoặc website.

2. Công khai hoàn cảnh quá mức

Một bài viết có thể nhằm mục đích kêu gọi hỗ trợ nhưng vô tình tiết lộ:

bệnh án;
tình trạng sức khỏe;
hoàn cảnh gia đình;
địa chỉ nhà;
số điện thoại;
thông tin cha mẹ;
thông tin học tập;
các thông tin nhạy cảm khác.

3. Sử dụng hình ảnh cho mục đích khác với mục đích ban đầu

Ví dụ, người nhận đồng ý chụp hình để làm báo cáo chương trình nhưng sau đó hình ảnh được sử dụng trong một chiến dịch quảng cáo hoặc hoạt động thương mại khác.

Nghị định 13/2023/NĐ-CP yêu cầu dữ liệu cá nhân phải được xử lý đúng mục đích đã xác định; chủ thể dữ liệu cũng có các quyền như biết, đồng ý, rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý trong những trường hợp luật định.

4. Biến người nhận hỗ trợ thành “nhân vật truyền thông”

Thiện nguyện cần đặt phẩm giá của người nhận lên trước hiệu quả truyền thông.

Vì vậy, thay vì:

“Em bé nghèo đáng thương nhận quà từ…”

có thể sử dụng cách tiếp cận tôn trọng hơn:

“Chương trình trao 50 suất học bổng hỗ trợ học sinh có hoàn cảnh khó khăn tiếp tục việc học.”

Trọng tâm chuyển từ khai thác hoàn cảnh cá nhân sang giá trị xã hội của chương trình.

5. MUOIBA SAOSANG ECOSYSTEM VÀ NGUYÊN TẮC “THIỆN NGUYỆN CÓ TRÁCH NHIỆM”

Từ góc nhìn của MuoiBa SaoSang Ecosystem, bảo trợ pháp lý cho dự án thiện nguyện không chỉ là kiểm tra một vài biểu mẫu trước ngày trao quà.

Đó là một hệ thống gồm:

Pháp lý → Tài chính → Hồ sơ → Bảo vệ dữ liệu → Truyền thông → Đối soát → Báo cáo → Tác động xã hội.

Một dự án có thể trao hàng trăm phần quà trong một ngày, nhưng giá trị của chương trình không chỉ nằm ở số lượng phần quà.

Một dự án cộng đồng bền vững cần trả lời được:

Tiền từ đâu?
Trao cho ai?
Theo tiêu chí nào?
Có chứng từ không?
Có đối soát không?
Thông tin người nhận có được bảo vệ không?
Hình ảnh có được sử dụng phù hợp không?
Kết quả có được công khai không?

Đó cũng là lý do MuoiBa SaoSang Ecosystem định hướng nguyên tắc:

MINH BẠCH – CÓ CHỨNG TỪ – CÓ BÁO CÁO – CÓ ĐỐI SOÁT.

Bởi thiện nguyện không chỉ cần tấm lòng, mà còn cần trách nhiệm.

6. CHECKLIST PHÁP LÝ CƠ BẢN CHO DỰ ÁN THIỆN NGUYỆN

Trước khi triển khai một chương trình, đội ngũ dự án có thể kiểm tra 10 câu hỏi:

☐ Đã xác định rõ mục tiêu chương trình chưa?
☐ Đã xác định nguồn tiền/hiện vật chưa?
☐ Hoạt động vận động có thuộc phạm vi Nghị định 93/2021/NĐ-CP không?
☐ Đã lập dự toán thu – chi chưa?
☐ Có tài liệu chứng minh việc tiếp nhận và chi tiêu không?
☐ Có tiêu chí lựa chọn người nhận không?
☐ Có hồ sơ bàn giao không?
☐ Có kế hoạch công khai kết quả không?
☐ Đã kiểm tra quyền sử dụng hình ảnh chưa?
☐ Nếu người nhận là trẻ em, đã kiểm soát dữ liệu cá nhân và sự đồng ý phù hợp chưa?

Nếu một hoặc nhiều câu trả lời là “chưa”, dự án nên hoàn thiện hồ sơ trước khi mở rộng hoạt động truyền thông hoặc vận động nguồn lực.

7. Kết luận

Hoạt động thiện nguyện hướng đến những giá trị rất tích cực, nhưng để tạo ra tác động xã hội bền vững, lòng tốt cần đi cùng hệ thống quản trị có trách nhiệm.

Từ công khai thu – chi, hồ sơ học bổng, quy trình tặng quà cho đến việc sử dụng hình ảnh người nhận hỗ trợ, mỗi bước đều có thể ảnh hưởng đến uy tín của dự án, quyền lợi của người nhận và niềm tin của cộng đồng.

Nghị định 93/2021/NĐ-CP, Bộ luật Dân sự 2015 và Nghị định 13/2023/NĐ-CP là những văn bản quan trọng cần được xem xét tùy theo mô hình và phạm vi cụ thể của từng chương trình. Nghị định 93/2021/NĐ-CP hiện được Chính phủ công bố với ngày ban hành 27/10/2021, ngày hiệu lực 11/12/2021; Nghị định 13/2023/NĐ-CP được ban hành 17/04/2023, có hiệu lực từ 01/07/2023.

MuoiBa SaoSang Ecosystem định hướng xây dựng hoạt động cộng đồng theo tinh thần:

Human First – Minh bạch – Có trách nhiệm – Tôn trọng phẩm giá – Kiến tạo tác động tích cực.

Bảo trợ pháp lý vì thế không chỉ nhằm giúp dự án “đúng thủ tục”, mà còn góp phần xây dựng một hệ sinh thái thiện nguyện minh bạch hơn, chuyên nghiệp hơn và tôn trọng người thụ hưởng hơn.

Lưu ý: Nội dung trên nhằm mục đích chia sẻ kiến thức và hỗ trợ quản trị dự án cộng đồng, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý chuyên biệt của luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền. Trước mỗi chương trình có quy mô lớn, có vận động đóng góp, có trẻ em, dữ liệu nhạy cảm hoặc có yếu tố đặc thù, dự án nên rà soát văn bản pháp luật đang có hiệu lực và hồ sơ thực tế trước khi triển khai.