Tổ chức sự kiện cộng đồng cần những thủ tục pháp lý nào? Checklist pháp lý trước sự kiện và quy định về bản quyền hình ảnh, âm nhạc

Một dự án cộng đồng có thể bắt đầu từ một ý tưởng rất đơn giản: một buổi tọa đàm cho người trẻ, một chương trình thiện nguyện, một workshop giáo dục, một hoạt động gây quỹ, một sự kiện truyền thông xã hội hay một chương trình kết nối tình nguyện viên.

Tuy nhiên, khi ý tưởng được đưa vào thực tế, dự án không chỉ cần nội dung tốt, nhân sự tốt và truyền thông tốt mà còn cần một nền tảng pháp lý phù hợp.

Địa điểm tổ chức có hợp pháp không? Chương trình có hoạt động biểu diễn nghệ thuật không? Có sử dụng âm nhạc có bản quyền không? Hình ảnh người tham gia có được đăng Facebook, TikTok, YouTube hay website không? Có thu thập thông tin đăng ký của người tham dự không? Có trẻ em xuất hiện trong hình ảnh truyền thông không?

Đó là những câu hỏi mà một dự án cộng đồng chuyên nghiệp cần trả lời trước khi sự kiện diễn ra, thay vì chờ đến khi phát sinh tranh chấp.

Với định hướng “Human First – Minh bạch – Học đi đôi với hành động”, MuoiBa SaoSang Ecosystem triển khai định hướng bảo trợ pháp lý cho dự án truyền thông & sự kiện cộng đồng, tập trung vào việc nhận diện rủi ro, xây dựng checklist hồ sơ và kết nối hỗ trợ chuyên môn phù hợp.

Lưu ý: Nội dung bài viết nhằm cung cấp kiến thức và checklist tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý của luật sư hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Với từng sự kiện cụ thể, thủ tục cần được xác định theo loại hình, địa điểm, quy mô, nội dung và chủ thể tổ chức.

1. Tổ chức sự kiện cộng đồng cần những thủ tục pháp lý nào?

Một trong những hiểu lầm phổ biến là cho rằng mọi sự kiện cộng đồng đều phải xin một “giấy phép tổ chức sự kiện” duy nhất.

Trên thực tế, pháp luật Việt Nam quản lý các hoạt động khác nhau theo từng lĩnh vực. Vì vậy, điều quan trọng không phải là hỏi “sự kiện có cần giấy phép hay không?” mà phải hỏi:

Sự kiện này đang thực hiện những hoạt động pháp lý nào?

Ví dụ, một chương trình cộng đồng có thể đồng thời bao gồm:

• Hội thảo, tọa đàm;
• Hoạt động giáo dục;
• Hoạt động nghệ thuật biểu diễn;
• Triển lãm;
• Quảng cáo, tài trợ;
• Quay phim, chụp ảnh;
• Thu thập thông tin người tham dự;
• Hoạt động gây quỹ hoặc trao tặng;
• Sử dụng địa điểm công cộng;
• Hoạt động có trẻ em;
• Sử dụng âm nhạc, hình ảnh hoặc nội dung của bên thứ ba.

Mỗi nhóm hoạt động có thể chịu sự điều chỉnh của những quy định khác nhau.

Nghệ thuật biểu diễn

Nếu sự kiện có ca hát, biểu diễn, chương trình nghệ thuật hoặc các nội dung thuộc phạm vi hoạt động nghệ thuật biểu diễn, cần kiểm tra quy định chuyên ngành.

Nghị định 144/2020/NĐ-CP về hoạt động nghệ thuật biểu diễn được ban hành ngày 14/12/2020 và có hiệu lực từ ngày 01/02/2021. Đây là một trong những văn bản quan trọng cần kiểm tra khi chương trình cộng đồng có yếu tố biểu diễn nghệ thuật.

Đáng chú ý, đến năm 2026, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết 35/NQ-CP ngày 05/03/2026 về việc ủy quyền ban hành văn bản hướng dẫn áp dụng Nghị định 144/2020/NĐ-CP. Điều này cho thấy việc xác định đúng cơ quan, quy trình và phạm vi thủ tục là vấn đề cần được cập nhật theo quy định hiện hành.

Triển lãm

Nếu dự án tổ chức triển lãm tranh, ảnh, sản phẩm văn hóa hoặc hình thức triển lãm thuộc phạm vi điều chỉnh, cần kiểm tra Nghị định 23/2019/NĐ-CP về hoạt động triển lãm, có hiệu lực từ ngày 15/04/2019.

Hội nghị, hội thảo quốc tế

Nếu chương trình có yếu tố hội nghị, hội thảo quốc tế, thủ tục lại có thể thuộc một nhóm quy định khác.

Đặc biệt, Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, ban hành ngày 09/06/2026 và có hiệu lực từ 24/07/2026, quy định về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Như vậy, cùng gọi là “event”, nhưng một workshop dành cho sinh viên, một liveshow gây quỹ và một hội thảo quốc tế có thể có yêu cầu pháp lý hoàn toàn khác nhau.

2. Checklist pháp lý trước khi tổ chức một sự kiện cộng đồng tại Việt Nam

MuoiBa SaoSang Ecosystem đề xuất các dự án cộng đồng sử dụng Legal Event Checklist gồm tối thiểu 8 nhóm kiểm tra.

Checklist 01: Xác định chủ thể tổ chức

Cần xác định rõ:

• Ai là đơn vị tổ chức?
• Có phải doanh nghiệp, tổ chức xã hội, câu lạc bộ hay nhóm cộng đồng?
• Ai là người chịu trách nhiệm chính?
• Ai ký hợp đồng thuê địa điểm?
• Ai ký hợp đồng với nhà cung cấp?
• Ai chịu trách nhiệm về nội dung chương trình?
• Ai chịu trách nhiệm truyền thông?

Đây là bước cơ bản nhưng rất quan trọng vì trách nhiệm pháp lý không nên bị “chia đều” hoặc bỏ ngỏ giữa nhiều cá nhân.

Checklist 02: Xác định loại hình sự kiện

Hãy mô tả sự kiện bằng một câu:

“Đây là sự kiện gì, dành cho ai, tổ chức ở đâu, quy mô bao nhiêu và có những hoạt động nào?”

Ví dụ:

Workshop kỹ năng nghề nghiệp miễn phí dành cho 100 sinh viên, tổ chức tại một trung tâm đào tạo, có diễn giả, quay phim, chụp ảnh và livestream.

Chỉ một mô tả như vậy đã giúp nhận diện nhiều nhóm vấn đề: địa điểm, hợp đồng, hình ảnh, dữ liệu cá nhân, nội dung truyền thông và quyền tác giả.

Checklist 03: Kiểm tra địa điểm

Cần có tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm hoặc hợp đồng thuê địa điểm phù hợp.

Đồng thời cần kiểm tra:

• Sức chứa;
• Lối thoát hiểm;
• Điều kiện an toàn;
• Điện;
• Âm thanh;
• Khu vực sân khấu;
• Khu vực khán giả;
• Bãi giữ xe;
• Phương án xử lý sự cố.

Nếu sự kiện có quy mô lớn hoặc tính chất đặc biệt, cần xác định thêm các yêu cầu liên quan đến an ninh, trật tự, phòng cháy chữa cháy, giao thông hoặc các quy định chuyên ngành khác.

Checklist 04: Kiểm tra nội dung chương trình

Ban tổ chức nên lập một Event Content Legal Review trước ngày diễn ra.

Kiểm tra:

• Kịch bản MC;
• Bài phát biểu;
• Slide;
• Video;
• Hình ảnh;
• Logo;
• Âm nhạc;
• Nội dung quảng cáo;
• Nội dung tài trợ;
• Nội dung có tuyên bố về sản phẩm/dịch vụ;
• Nội dung liên quan trẻ em hoặc nhóm dễ bị tổn thương.

Một nội dung tưởng như “chỉ để truyền thông” vẫn có thể phát sinh vấn đề bản quyền hoặc trách nhiệm pháp lý.

Checklist 05: Kiểm tra hợp đồng

Các bên cung cấp dịch vụ nên có thỏa thuận bằng văn bản khi phù hợp, chẳng hạn:

• Địa điểm;
• Âm thanh – ánh sáng;
• Thiết kế;
• Quay phim;
• Chụp ảnh;
• MC;
• Diễn giả;
• Nghệ sĩ;
• Nhà tài trợ;
• Đơn vị truyền thông;
• Đơn vị sản xuất video.

Đặc biệt, hợp đồng nên ghi rõ ai sở hữu và ai được quyền sử dụng sản phẩm tạo ra.

Ví dụ: một agency thiết kế poster cho dự án không đồng nghĩa với việc ban tổ chức có thể mặc nhiên sử dụng mọi font chữ, hình ảnh, template hoặc tài nguyên bên thứ ba mà agency đã sử dụng.

Checklist 06: Kiểm tra quyền tác giả

Việt Nam hiện có Văn bản hợp nhất số 155/VBHN-VPQH ngày 09/09/2025 về Luật Sở hữu trí tuệ, bên cạnh Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ năm 2022.

Do đó, trước khi sử dụng:

• Bài hát;
• Bản ghi âm;
• Video;
• Ảnh;
• Poster;
• Artwork;
• Bài viết;
• Logo;
• Infographic;
• Nội dung trên Internet;

ban tổ chức cần xác định nguồn gốc và quyền sử dụng.

Checklist 07: Kiểm tra hình ảnh và dữ liệu cá nhân

Nếu sự kiện thu thập:

• Họ tên;
• Số điện thoại;
• Email;
• Hình ảnh;
• Thông tin đăng ký;
• Thông tin liên hệ;
• Thông tin khác có thể xác định một cá nhân;

thì cần xây dựng quy trình xử lý dữ liệu phù hợp.

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 đã có hiệu lực. Trước đó, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân đã có hiệu lực từ 01/07/2023.

Vì vậy, các dự án cộng đồng trong năm 2026 cần đặc biệt chú ý đến việc thu thập, sử dụng, lưu trữ và công khai dữ liệu cá nhân.

Checklist 08: Lưu hồ sơ

Một dự án chuyên nghiệp nên có một Legal Folder riêng, bao gồm:

1. Hồ sơ chủ thể tổ chức;
2. Proposal;
3. Kịch bản;
4. Hợp đồng địa điểm;
5. Hợp đồng nhà cung cấp;
6. Hồ sơ tài trợ;
7. Tài liệu về bản quyền;
8. Nội dung đồng ý sử dụng hình ảnh;
9. Hồ sơ liên quan đến dữ liệu cá nhân;
10. Văn bản/chấp thuận/thủ tục chuyên ngành nếu thuộc trường hợp phải thực hiện;
11. Biên bản nghiệm thu;
12. Hồ sơ truyền thông sau sự kiện.

Nguyên tắc: Không chỉ “đã làm đúng”, mà cần có khả năng chứng minh mình đã làm đúng.

3. Bản quyền hình ảnh, âm nhạc và nội dung khi tổ chức sự kiện cộng đồng

Một sự kiện cộng đồng có thể sử dụng hàng trăm tài sản nội dung:

Logo + poster + ảnh + video + nhạc + slide + bài phát biểu + thiết kế sân khấu + tài liệu đào tạo.

Mỗi tài sản có thể có chủ thể quyền khác nhau.

Không nên mặc định rằng “Internet là miễn phí”

Một bài hát tìm được trên YouTube không có nghĩa là ban tổ chức được tự do tải xuống và sử dụng trong sự kiện.

Một bức ảnh Google Images không có nghĩa là có thể đưa lên poster.

Một video TikTok không có nghĩa là được quyền tải xuống, chỉnh sửa và đăng lại.

Một thiết kế Canva cũng không đồng nghĩa mọi thành phần trong thiết kế đều có quyền sử dụng theo mọi mục đích.

Pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan bảo hộ nhiều nhóm đối tượng, bao gồm tác phẩm và quyền của người biểu diễn, nhà sản xuất bản ghi âm, ghi hình và tổ chức phát sóng.

Đối với âm nhạc

Trước khi sử dụng nhạc trong:

• Sự kiện;
• Video recap;
• Livestream;
• TikTok;
• YouTube;
• Facebook;
• Website;

nên xác định:

Ai là chủ sở hữu?

Giấy phép cho phép sử dụng vào mục đích nào?

Có giới hạn lãnh thổ, thời gian hoặc nền tảng không?

Có phải trả phí hay không?

Đây là điểm đặc biệt quan trọng với các dự án có tài trợ, quảng bá thương hiệu hoặc sử dụng nội dung để truyền thông rộng rãi.

Các quy định về quyền tác giả, quyền liên quan cũng phân biệt nhiều trường hợp sử dụng tác phẩm, bản ghi âm, ghi hình và hoạt động thương mại.

4. Sử dụng hình ảnh người tham gia trong bài viết và video dự án cộng đồng có cần xin phép?

Đây là một trong những câu hỏi quan trọng nhất đối với hoạt động truyền thông cộng đồng.

Câu trả lời thực tế là:

Không nên mặc định rằng cứ chụp ảnh trong một sự kiện công cộng thì ban tổ chức được toàn quyền sử dụng hình ảnh của mọi người cho mọi mục đích.

Đặc biệt, nếu hình ảnh được sử dụng để:

• Đăng website;
• Đăng Facebook;
• Đăng TikTok;
• Đăng YouTube;
• Làm video recap;
• Làm hồ sơ dự án;
• Gửi báo chí;
• Quảng bá chương trình;
• Quảng bá nhà tài trợ;
• Sử dụng trong chiến dịch truyền thông thương mại;

thì cần xây dựng cơ chế thông báo và đồng ý phù hợp với tính chất sử dụng.

Bên cạnh quyền đối với hình ảnh theo pháp luật dân sự, dự án còn cần quan tâm đến quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, tạo ra yêu cầu mới mà các dự án cộng đồng trong năm 2026 không nên bỏ qua.

Cách làm thực tế

Ban tổ chức có thể xây dựng một Image & Media Consent Notice rõ ràng, chẳng hạn trong:

• Form đăng ký;
• Vé/thẻ tham dự;
• Nội quy sự kiện;
• Bảng thông báo tại khu vực check-in;
• Phiếu đồng ý riêng;
• Điều khoản tham dự.

Nội dung cần giải thích dễ hiểu:

Ai thu thập hình ảnh?

Hình ảnh được sử dụng vào mục đích gì?

Được đăng trên những kênh nào?

Thời gian sử dụng như thế nào?

Có sử dụng cho mục đích thương mại/quảng cáo hay không?

Người tham gia liên hệ với ai khi có yêu cầu liên quan đến dữ liệu/hình ảnh?

Cách tiếp cận này minh bạch hơn nhiều so với việc chỉ treo một dòng chữ nhỏ “Sự kiện có quay phim, chụp ảnh” rồi sử dụng hình ảnh cho mọi mục đích.

5. Đặc biệt lưu ý khi sự kiện có trẻ em

Các dự án cộng đồng thường có đối tượng là:

• Học sinh;
• Trẻ em có hoàn cảnh khó khăn;
• Trẻ em tại mái ấm;
• Trẻ em vùng nông thôn;
• Trẻ em nhận học bổng;
• Trẻ em tham gia hoạt động giáo dục.

Trong những trường hợp này, quy trình hình ảnh và dữ liệu cần được thiết kế thận trọng hơn.

Không nên chỉ tập trung vào câu hỏi:

“Ảnh này đẹp không?”

mà cần đặt thêm câu hỏi:

“Việc công khai hình ảnh này có phù hợp với quyền và lợi ích của trẻ hay không?”

Đối với dự án xã hội, Human First cần được đặt trước mục tiêu truyền thông.

Một bức ảnh có thể giúp chiến dịch đạt hàng nghìn lượt tương tác, nhưng điều đó không tự động có nghĩa nó là lựa chọn phù hợp về đạo đức và pháp lý.

6. MuoiBa SaoSang Ecosystem và định hướng bảo trợ pháp lý cho dự án cộng đồng

Với định hướng xây dựng hệ sinh thái:

Phát triển con người → Phát triển cộng đồng → Phát triển dự án → Tạo tác động xã hội, MuoiBa SaoSang Ecosystem xem pháp lý là một phần của năng lực vận hành dự án.

Bảo trợ pháp lý không chỉ đơn giản là “kiểm tra giấy phép”.

Đó còn là quá trình giúp dự án trả lời các câu hỏi:

Trước sự kiện

• Chủ thể tổ chức là ai?
• Sự kiện thuộc loại hình nào?
• Có thủ tục chuyên ngành nào?
• Địa điểm có phù hợp?
• Hợp đồng đã đầy đủ?
• Nội dung có vấn đề bản quyền?
• Hình ảnh đã có cơ chế đồng ý?
• Dữ liệu người tham gia được xử lý thế nào?

Trong sự kiện

• Ai chịu trách nhiệm?
• Quy trình xử lý sự cố thế nào?
• Ai quản lý hình ảnh?
• Ai được phép phát hành nội dung?
• Có thay đổi chương trình so với hồ sơ ban đầu không?

Sau sự kiện

• Ai sở hữu ảnh/video?
• Ai được quyền đăng tải?
• Hồ sơ tài trợ được lưu thế nào?
• Có cần báo cáo?
• Có yêu cầu gỡ hoặc điều chỉnh nội dung không?
• Dữ liệu cá nhân được lưu giữ trong bao lâu và xử lý thế nào?

Đây chính là tư duy:

LEGAL COMPLIANCE → RISK MANAGEMENT → TRANSPARENCY → IMPACT

7. 10 nguyên tắc pháp lý dành cho dự án truyền thông & sự kiện cộng đồng

MuoiBa SaoSang Ecosystem đề xuất 10 nguyên tắc đơn giản:

• Xác định đúng loại sự kiện trước khi tổ chức.

• Không mặc định mọi sự kiện đều có cùng thủ tục pháp lý.

• Kiểm tra quy định chuyên ngành nếu có biểu diễn, triển lãm hoặc hoạt động đặc thù.

• Có hợp đồng rõ ràng với địa điểm và nhà cung cấp.

• Không sử dụng hình ảnh, âm nhạc, video của bên thứ ba nếu chưa xác định quyền sử dụng.

• Xây dựng cơ chế phù hợp cho việc sử dụng hình ảnh người tham gia.

• Đặc biệt thận trọng với hình ảnh và dữ liệu của trẻ em.

• Kiểm soát việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân.

• Lưu trữ hồ sơ để có thể chứng minh quá trình tuân thủ.

• Khi vấn đề vượt quá phạm vi chuyên môn nội bộ, cần tham vấn luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có thẩm quyền.

8. Kết luận: Một sự kiện cộng đồng tốt cần cả tác động xã hội và nền tảng pháp lý

Một dự án cộng đồng có thể bắt đầu bằng tấm lòng, phát triển bằng ý tưởng, lan tỏa bằng truyền thông, nhưng để đi xa và bền vững, dự án cần thêm năng lực quản trị và tuân thủ pháp luật.

Trong bối cảnh các dự án cộng đồng ngày càng sử dụng nhiều nền tảng số, hình ảnh, video, dữ liệu người tham gia và nội dung sáng tạo, những vấn đề như bản quyền, quyền hình ảnh, dữ liệu cá nhân, hợp đồng và thủ tục chuyên ngành cần được đưa vào kế hoạch ngay từ đầu.

MuoiBa SaoSang Ecosystem định hướng hoạt động Bảo trợ pháp lý cho Dự án Truyền thông & Sự kiện Cộng đồng theo tinh thần:

MINH BẠCH – CÓ CĂN CỨ – CÓ HỒ SƠ – CÓ TRÁCH NHIỆM – HUMAN FIRST.

Mục tiêu không phải biến một dự án cộng đồng thành một bộ hồ sơ phức tạp, mà là giúp người tổ chức hiểu đúng rủi ro, chuẩn bị đúng tài liệu và chủ động hơn trong quá trình tạo ra tác động xã hội.

Bởi một dự án tạo ra giá trị cho cộng đồng không chỉ cần được nhiều người biết đến.

Dự án còn cần đủ minh bạch để được tin tưởng, đủ chuyên nghiệp để được hợp tác và đủ nền tảng pháp lý để phát triển bền vững.

MUOIBA SAOSANG ECOSYSTEM – Building People. Connecting Communities. Creating Impact.

Nguồn pháp lý tham khảo

• Luật Sở hữu trí tuệ và Văn bản hợp nhất số 155/VBHN-VPQH năm 2025.
• Luật số 07/2022/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ.
• Nghị định 144/2020/NĐ-CP về hoạt động nghệ thuật biểu diễn.
• Nghị định 23/2019/NĐ-CP về hoạt động triển lãm.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/01/2026.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Quyết định 30/2026/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Lưu ý pháp lý: Quy định có thể thay đổi theo từng thời điểm và từng loại hình hoạt động. Trước khi triển khai sự kiện cụ thể, ban tổ chức nên rà soát văn bản hiện hành và tham vấn chuyên gia pháp lý/lawyer khi cần thiết.