Volunteer tham gia dự án cộng đồng: Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm cần biết

Trong những năm gần đây, các dự án cộng đồng tại Việt Nam ngày càng phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa. Từ giáo dục, môi trường, hỗ trợ trẻ em, hoạt động thiện nguyện, truyền thông xã hội đến phát triển thanh niên, nhiều chương trình không chỉ cần nguồn lực tài chính mà còn cần một mạng lưới volunteer – cộng tác viên – chuyên gia – doanh nghiệp – đối tác cùng tham gia.

Tuy nhiên, một dự án có nhiều người tham gia cũng đồng nghĩa với việc xuất hiện nhiều vấn đề cần được quản trị: Ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố? Volunteer có những quyền gì? Cộng tác viên có được tự ý sử dụng hình ảnh, logo hoặc dữ liệu của dự án? Doanh nghiệp tài trợ cần cam kết những gì? Tiền, tài sản, dữ liệu cá nhân và nội dung truyền thông được quản lý ra sao?

Theo Bộ luật Dân sự 2015, các quan hệ dân sự được xây dựng trên cơ sở bình đẳng, tự do ý chí, độc lập về tài sản và tự chịu trách nhiệm. Đây là nền tảng quan trọng khi các bên thiết lập thỏa thuận hợp tác trong các dự án cộng đồng.

Với định hướng “Human First – Minh bạch – Có chứng từ – Có báo cáo – Có đối soát”, MuoiBa SaoSang Ecosystem hướng tới việc xây dựng một hệ thống hợp tác trong đó quyền lợi của volunteer, cộng tác viên, đối tác và dự án đều được xác định rõ ngay từ đầu.

1. Volunteer tham gia dự án cộng đồng: Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm cần biết

Volunteer, hay tình nguyện viên, thường tham gia dự án trên tinh thần tự nguyện nhằm đóng góp thời gian, công sức, chuyên môn hoặc nguồn lực cho một mục tiêu xã hội.

Điểm quan trọng đầu tiên là cần phân biệt volunteer với người lao động.

Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021. Theo pháp luật lao động, quan hệ lao động gắn với việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên. Vì vậy, nếu một thỏa thuận mang bản chất của quan hệ lao động thì việc gọi người tham gia là “volunteer” không tự động loại trừ các nghĩa vụ pháp lý tương ứng.

Do đó, dự án cộng đồng cần xác định rõ ngay từ đầu:

• Người tham gia là volunteer hay cộng tác viên?
• Công việc mang tính tự nguyện hay có trả thù lao?
• Có thời gian làm việc bắt buộc hay không?
• Có sự quản lý, điều hành thường xuyên không?
• Có khoản hỗ trợ chi phí hay tiền công?
• Ai chịu trách nhiệm về phương tiện, vật tư và an toàn?
• Volunteer được sử dụng tài sản, dữ liệu và hình ảnh của dự án ở phạm vi nào?

Quyền của volunteer

Một quy chế volunteer chuyên nghiệp có thể xác định các quyền cơ bản như:

• Được biết rõ về dự án

Volunteer cần được cung cấp thông tin về mục tiêu, phạm vi, thời gian, địa điểm, người phụ trách và nhiệm vụ được giao.

• Được hướng dẫn trước khi thực hiện nhiệm vụ

Đặc biệt với các hoạt động liên quan đến trẻ em, người cao tuổi, người khuyết tật, người có hoàn cảnh khó khăn hoặc hoạt động ngoài hiện trường, volunteer cần được phổ biến quy trình và giới hạn trách nhiệm.

• Được tôn trọng và bảo vệ quyền lợi hợp pháp

Volunteer không nên bị phân biệt đối xử, xúc phạm danh dự hoặc yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ trái pháp luật.

• Được ghi nhận đóng góp

Dự án có thể cấp giấy xác nhận, thư cảm ơn, chứng nhận tham gia hoặc ghi nhận đóng góp theo quy chế.

• Được thông báo về việc sử dụng hình ảnh và dữ liệu cá nhân

Đây là vấn đề ngày càng quan trọng trong các hoạt động cộng đồng.

Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 01/07/2023, tạo khung pháp lý quan trọng đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân.

Nghĩa vụ của volunteer

Song song với quyền lợi, volunteer cũng cần tuân thủ các nguyên tắc:

• Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công.
• Tôn trọng người hưởng lợi và thành viên dự án.
• Không tự ý phát ngôn nhân danh dự án.
• Không tự ý thu tiền, nhận tài trợ hoặc quyên góp dưới danh nghĩa dự án.
• Không sử dụng logo, thương hiệu và tài sản của dự án ngoài phạm vi cho phép.
• Không tiết lộ thông tin cá nhân của người hưởng lợi.
• Không tự ý đăng tải hình ảnh nhạy cảm.
• Không sử dụng dữ liệu của dự án cho mục đích cá nhân.
• Báo cáo sự cố cho người phụ trách.
• Hoàn trả tài sản, thiết bị hoặc tài liệu khi kết thúc nhiệm vụ.

Những quy định này không nhằm “hành chính hóa” hoạt động tình nguyện mà nhằm bảo vệ chính volunteer, dự án và cộng đồng thụ hưởng.

2. Xây dựng quy chế hoạt động cho tình nguyện viên trong dự án cộng đồng

Một trong những cách hiệu quả để giảm tranh chấp là xây dựng Volunteer Code of Conduct – Quy chế hoạt động tình nguyện viên trước khi dự án triển khai.

Quy chế nên được thiết kế thành một văn bản độc lập hoặc phụ lục của thỏa thuận tham gia.

Một quy chế volunteer nên có ít nhất 10 nhóm nội dung

• Thông tin dự án

Tên dự án, đơn vị tổ chức, mục tiêu, thời gian và phạm vi hoạt động.

• Đối tượng tham gia

Điều kiện đăng ký, độ tuổi, chuyên môn, yêu cầu đặc biệt nếu có.

• Mô tả nhiệm vụ

Volunteer được làm gì, không được làm gì và báo cáo cho ai.

• Thời gian và địa điểm

Xác định rõ thời gian hoạt động, địa điểm tập trung, hoạt động trực tuyến hoặc trực tiếp.

• Quy tắc ứng xử

Không bạo lực, không xúc phạm, không phân biệt đối xử, không lợi dụng hoạt động cộng đồng để trục lợi.

• Tài chính và tài sản

Nếu volunteer được giao tiền, hiện vật hoặc thiết bị thì phải có nguyên tắc bàn giao, sử dụng và hoàn trả.

Đặc biệt với dự án thiện nguyện, cần có chứng từ và đối soát. Điều này phù hợp với định hướng minh bạch mà các dự án xã hội ngày càng hướng tới.

• Hình ảnh và truyền thông

Quy định ai được chụp ảnh, quay phim, đăng bài, phát ngôn và sử dụng logo.

• Bảo mật thông tin

Dữ liệu cá nhân, danh sách người nhận hỗ trợ, thông tin nội bộ, tài liệu dự án và thông tin đối tác phải được phân quyền.

• Xử lý vi phạm

Có thể chia thành các mức: nhắc nhở, cảnh báo, đình chỉ nhiệm vụ, chấm dứt tham gia và yêu cầu khắc phục thiệt hại tùy tính chất vụ việc.

• Cơ chế kết thúc tham gia

Volunteer có thể chủ động rút khỏi dự án; dự án cũng cần có cơ chế kết thúc hợp tác khi volunteer vi phạm quy chế.

Một quy chế rõ ràng giúp biến một hoạt động vốn dựa nhiều vào “niềm tin” thành một mô hình hợp tác có quy trình – trách nhiệm – bằng chứng – cơ chế xử lý.

3. Dự án cộng đồng hợp tác với doanh nghiệp: Những nội dung pháp lý cần thống nhất

Khi một dự án cộng đồng hợp tác với doanh nghiệp, quan hệ giữa hai bên không còn đơn thuần là “ủng hộ” mà có thể bao gồm tài trợ, truyền thông, cung cấp dịch vụ, sử dụng thương hiệu, trao đổi nguồn lực hoặc đồng tổ chức chương trình.

Vì vậy, nên có văn bản hợp tác rõ ràng.

Bộ luật Dân sự 2015 đặt nền tảng cho việc xác lập và thực hiện nghĩa vụ dân sự; các bên có trách nhiệm thực hiện đúng nghĩa vụ đã cam kết và có thể phát sinh trách nhiệm khi vi phạm nghĩa vụ.

8 nội dung nên được thống nhất

Thứ nhất: Mục tiêu hợp tác

Hai bên cần xác định chính xác dự án hướng tới điều gì, nhóm hưởng lợi là ai và phạm vi hoạt động.

Thứ hai: Phạm vi đóng góp

Doanh nghiệp có thể đóng góp:

• Tiền;
• Hiện vật;
• Nhân sự;
• Địa điểm;
• Công nghệ;
• Truyền thông;
• Chuyên môn;
• Hệ thống phân phối;
• Dịch vụ.

Mỗi khoản đóng góp cần được ghi nhận rõ.

Thứ ba: Giá trị và phương thức tài trợ

Nếu có tiền hoặc hiện vật, cần xác định giá trị, thời điểm bàn giao, phương thức chuyển giao và chứng từ liên quan.

Thứ tư: Quyền sử dụng thương hiệu

Logo doanh nghiệp được xuất hiện ở đâu?

Dự án được sử dụng logo doanh nghiệp trong thời gian bao lâu?

Doanh nghiệp có quyền duyệt nội dung truyền thông không?

Các câu hỏi này nên được giải quyết bằng văn bản.

Thứ năm: Quyền sở hữu trí tuệ

Nội dung bài viết, hình ảnh, video, thiết kế, tài liệu đào tạo hoặc sản phẩm sáng tạo được tạo ra trong quá trình hợp tác cần xác định rõ ai sở hữu và ai được quyền sử dụng.

Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ số 07/2022/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2023, vì vậy quyền tác giả và quyền liên quan nên được đưa vào thiết kế hợp tác ngay từ đầu.

Thứ sáu: Dữ liệu cá nhân

Nếu doanh nghiệp hoặc dự án thu thập thông tin của người tham gia, người hưởng lợi, học viên hoặc volunteer thì cần xác định mục đích và phạm vi xử lý dữ liệu phù hợp với quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Thứ bảy: Trách nhiệm khi xảy ra sự cố

Hợp đồng/thỏa thuận nên xác định:

• Bên nào chịu trách nhiệm?
• Quy trình thông báo sự cố?
• Ai là người phát ngôn?
• Cơ chế khắc phục?
• Trường hợp nào được miễn trách nhiệm?
• Phương thức giải quyết tranh chấp?

Thứ tám: Chấm dứt hợp tác

Cần quy định điều kiện chấm dứt, thời hạn thông báo, xử lý tài sản, tài liệu, dữ liệu, thương hiệu và các nghĩa vụ còn tồn đọng.

4. MuoiBa SaoSang Ecosystem đồng hành pháp lý cùng các tổ chức và dự án cộng đồng

Đối với MuoiBa SaoSang Ecosystem, pháp lý không nên được nhìn nhận đơn thuần như một “hàng rào” mà là một phần của quản trị dự án cộng đồng có trách nhiệm.

Một dự án có thể có ý tưởng tốt nhưng vẫn phát sinh rủi ro nếu:

• Không xác định người đại diện;
• Không có quy chế volunteer;
• Không có thỏa thuận cộng tác;
• Không kiểm soát việc sử dụng logo;
• Không xác định quyền sở hữu nội dung;
• Không có quy trình tài chính;
• Không quản lý dữ liệu cá nhân;
• Không có cơ chế xử lý sự cố;
• Không lưu trữ chứng từ;
• Không quy định rõ trách nhiệm giữa các bên.

MuoiBa SaoSang Ecosystem định hướng đồng hành cùng các tổ chức, doanh nghiệp, nhóm cộng đồng và dự án xã hội trong việc xây dựng hệ thống hợp tác theo hướng minh bạch – có căn cứ – có trách nhiệm – có khả năng kiểm chứng.

Mô hình pháp lý có thể triển khai theo 5 bước

Bước 1 – Legal Discovery

Xác định chủ thể, mục tiêu, đối tác, volunteer, dòng tiền, tài sản, dữ liệu và các hoạt động chính.

Bước 2 – Risk Mapping

Nhận diện các nhóm rủi ro về hợp đồng, tài chính, thương hiệu, dữ liệu, hình ảnh, sở hữu trí tuệ và trách nhiệm dân sự.

Bước 3 – Agreement

Xây dựng hoặc rà soát:

• Thỏa thuận volunteer;
• Thỏa thuận cộng tác viên;
• Biên bản ghi nhớ;
• Hợp đồng hợp tác;
• Thỏa thuận tài trợ;
• Quy chế hoạt động;
• Quy định bảo mật;
• Quy định sử dụng thương hiệu và nội dung.

Bước 4 – Implementation

Theo dõi việc thực hiện cam kết, bàn giao tài sản, chứng từ, truyền thông và báo cáo.

Bước 5 – Impact & Compliance Report

Tổng hợp kết quả, nguồn lực, hoạt động, bằng chứng thực hiện và các vấn đề cần cải thiện.

Đối với những hoạt động liên quan đến quỹ xã hội, quỹ từ thiện, cần lưu ý hệ thống pháp luật hiện hành cũng đã có thay đổi. Từ 01/03/2026, Nghị định 03/2026/NĐ-CP quy định về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện có hiệu lực, thay thế khung quy định trước đó.

Điều này cho thấy các dự án xã hội cần thường xuyên cập nhật pháp luật thay vì chỉ sử dụng một bộ mẫu hợp đồng cố định trong thời gian dài.

5. “Ràng buộc pháp lý” không phải để làm mất đi tinh thần tình nguyện

Một dự án cộng đồng nhân văn không có nghĩa là dự án có thể bỏ qua quy trình.

Ngược lại, khi có trẻ em, người yếu thế, tiền tài trợ, dữ liệu cá nhân, hình ảnh, tài sản hoặc thương hiệu tham gia, việc thiết lập quy tắc càng trở nên cần thiết.

Ràng buộc pháp lý tốt không làm giảm tinh thần thiện nguyện.

Nó giúp:

Volunteer biết mình được bảo vệ như thế nào.

Dự án biết mình phải chịu trách nhiệm đến đâu.

Doanh nghiệp biết nguồn lực được sử dụng như thế nào.

Đối tác biết quyền lợi và nghĩa vụ của mình.

Người hưởng lợi được bảo vệ tốt hơn.

Đây cũng là cách chuyển đổi từ mô hình “làm dự án bằng niềm tin” sang mô hình “làm dự án bằng niềm tin + quy trình + trách nhiệm + minh bạch”.

6. Kết luận

Trong hệ sinh thái cộng đồng hiện đại, volunteer, cộng tác viên và đối tác không chỉ là những người “tham gia hỗ trợ” mà là các chủ thể cùng tạo nên giá trị của dự án.

Vì vậy, một dự án cộng đồng chuyên nghiệp cần quan tâm đồng thời đến con người – pháp lý – tài chính – truyền thông – dữ liệu – sở hữu trí tuệ – trách nhiệm xã hội.

MuoiBa SaoSang Ecosystem hướng tới xây dựng một hệ sinh thái trong đó phát triển con người đi cùng phát triển cộng đồng, và phát triển cộng đồng đi cùng trách nhiệm pháp lý.

Pháp lý không phải điểm cuối của một dự án.

Pháp lý là nền tảng để một dự án có thể phát triển bền vững, minh bạch và có trách nhiệm hơn.

Lưu ý pháp lý: Bài viết mang tính kiến thức và định hướng quản trị dự án, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Việc lựa chọn loại hợp đồng, thỏa thuận, giấy phép, quy chế hoặc cơ chế tài chính cần căn cứ vào chủ thể, nội dung và mô hình hoạt động thực tế của từng dự án.